AKSU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
TEŞKİLAT VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı; Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Aksu Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün kuruluş, görev alanı, teşkilat yapısı ile Müdür ve personelin görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Hukuki Dayanak

MADDE 3 – (1) AksuBelediye Meclisinin 01.11.2010 tarihli ve 97 sayılı kararı ile kurulmuş olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları kanunu, 4982 sayılı Bilgi edinme Hakkı kanunu ve bu kanunların uygulanmasına ilişkin esas ve usuller hakkında yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Belediye: Aksu Belediyesi’ni,
b) Başkanlık: Aksu Belediye Başkanlığı’nı,
c) Başkan: Aksu Belediye Başkanını,
ç) Başkan Yardımcısı: Belediye Başkanı tarafından görevlendirilen Başkan Yardımcısını,
d) Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü,
e) Müdür: Birim Müdürünü veya vekilini,
f) Personel: Müdür dışında kalan birim çalışanlarını,
g) Yönetmelik: İşbu Yönetmeliği ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5 –
(1) Müdürlük personel yapısı:
a) Müdür
b) Memur
c) Diğer personel

(2) Müdürlük teşkilatı:

a) Halkla İlişkiler Servisi

• Millet Masa Servisi
• Kariyer Merkezi Servisi
• Santral

b) Basın Yayın Birimi

• Basın Servisi
• Billboard Reklam ve Tanıtım Servisi

Bağlılık

MADDE 6 – (1) Müdürlük, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 7 – (1) Müdürlük aşağıdaki görevleri yürütür:

a) Belediyenin halkla ilişkiler faaliyetlerini planlamak, uygulamak ve değerlendirmek,
b) Vatandaş taleplerini almak, ilgili birimlere yönlendirmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
c) Kurum içi ve kurum dışı iletişimi sağlamak,
ç) Kamuoyu araştırmaları, anket ve değerlendirme çalışmaları yapmak,
d) Belediyenin hizmet ve faaliyetlerinin tanıtımını sağlamak,
e) Basın, medya ve sosyal medya ilişkilerini yürütmek,
f) Kariyer Merkezi aracılığıyla istihdam süreçlerine katkı sağlamak,
g) Başkanlık tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Halkla İlişkiler Servisi Genel Görev ve Sorumlulukları:

MADDE 8 – (1) Vatandaş ile belediye arasındaki iletişimi sağlamak, başvuru süreçlerini yürütmek ve hizmetlerin doğru birimlere yönlendirilmesini sağlamak.

Millet Masa Servisi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 9 –

(1) Belediyeye başvuran vatandaşları karşılamak, taleplerini almak ve bilgilendirmek,
(2) Vatandaşları ilgili müdürlüklere yönlendirmek,
(3) Yaşlı, engelli ve yardıma ihtiyaç duyan vatandaşlara refakat etmek,
(4) Evrak, dilekçe, fotokopi ve çıktı işlemlerinde destek sağlamak,
(5) 444 2562 çağrı hattını karşılamak ve telefon ile yapılan başvuru verilerini Millet Masa uygulamasına girmek.
(6) Tüm başvuruları Millet Masası sistemine kaydetmek,
(7) Başvuruları ilgili müdürlüklere iletmek ve süreci takip etmek,
(8) Vatandaşa geri dönüş sağlamak,
(9) Günlük, haftalık ve aylık rapor hazırlamak.

Kariyer Merkezi Servisi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 10 –

(1) İş arayan vatandaşlar ile işverenler arasında köprü görevi kurmak,
(2) İşyerlerini ziyaret ederek personel ihtiyaçlarını tespit etmek,
(3) İş arayan vatandaşlarla mülakat yapmak ve mesleki profiller oluşturmak,
(4) Adayları niteliklerine göre sınıflandırmak,
(5) Uygun işlere yönlendirme yapmak,
(6) İş başvurularını almak ve takip etmek,
(7) e-İŞKUR sistemine kayıt ve güncelleme yapmak,
(8) Dijital başvuruları yönetmek,
(9) İşveren kayıtlarını oluşturmak,
(10) Süreçleri takip etmek ve raporlamak.

Kariyer Merkezi İstihdam Süreci İş Akışı

MADDE 11 –

(1) Başvuru Alımı: İş arayan vatandaşların başvuruları; yüz yüze görüşme, web sitesi ve e-mail sistemi üzerinden alınır.

(2) Ön Değerlendirme ve Kayıt: Başvuru yapan vatandaşların kimlik, iletişim ve mesleki bilgileri kayıt altına alınarak sistem üzerinden dosyalanır.

(3) Yüz Yüze Mülakat: Başvuru sahipleri ile birebir görüşmeler gerçekleştirilerek; mesleki deneyimleri, yetkinlikleri, becerileri ve iş beklentileri detaylı şekilde analiz edilir.

(4) Profil Oluşturma ve Kategorize Etme: Mülakat sonuçlarına göre adayların meslek grupları, çalışma alanları ve uygun pozisyonları belirlenerek sınıflandırılır.

(5) İşveren Taleplerinin Tespiti: Saha çalışmaları kapsamında işyerleri ziyaret edilerek personel ihtiyaçları yerinde tespit edilir ve kayıt altına alınır.

(6) Eşleştirme Süreci: İşverenlerden alınan açık pozisyonlar ile iş arayan vatandaşların profilleri karşılaştırılarak en uygun adaylar belirlenir.

(7) Yönlendirme: Uygun bulunan adaylar ilgili işverenlere yönlendirilir ve iş görüşmelerine katılımları sağlanır.

(8) Süreç Takibi: Yönlendirilen adayların başvuru süreçleri ve iş görüşmesi sonuçları takip edilir.

(9) Geri Bildirim ve Sonuçlandırma: İşveren ve adaydan alınan geri bildirimler doğrultusunda süreç sonuçlandırılır, istihdam sağlanan adaylar kayıt altına alınır.

(10) Raporlama Tüm süreçlere ilişkin veriler düzenli olarak analiz edilerek günlük, haftalık ve aylık raporlar hazırlanır ve üst yönetime sunulur.

Santral Servisi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 12 –

(1) Belediyeye gelen tüm telefon çağrılarını karşılamak, kurum kimliğine uygun, nezaket kurallarına bağlı ve doğru bilgilendirme yaparak yönlendirmek,

(2) Vatandaşlardan gelen telefon taleplerini doğru birimlere aktarmak ve gerektiğinde ilgili birimlerle iletişim kurulmasını sağlamak,

(3) Acil durum, şikâyet ve bilgi taleplerini ilgili birimlere ivedilikle iletmek ve süreci takip etmek,

(4) Kurum içi telefon iletişim düzenini sağlamak, hatların verimli ve kesintisiz çalışmasını takip etmek,

(5) Vatandaşa doğru, açık ve yönlendirici bilgi verilmesini sağlamak, yanlış yönlendirmeyi önlemek,

(6) Belediye hizmetleri ile ilgili genel bilgilendirme taleplerinde vatandaşı doğru birimlere yönlendirmek,

(7) Gerektiğinde 444 2562 çağrı hattı ile koordineli çalışarak çağrı yönetimini desteklemek,

BEŞİNCİ BÖLÜM

Basın Yayın Birimi

Basın Servisi Görev ve Sorumlulukları

MADDE 13 –

Basın Servisi; belediyenin faaliyetlerinin doğru, etkin ve zamanında kamuoyuna duyurulmasını sağlamak, basın ile kurumsal ilişkileri yürütmek ve belediyenin tanıtım faaliyetlerini profesyonel bir şekilde koordine etmek amacıyla faaliyet gösterir.

(1) Belediye ile yazılı, görsel ve dijital basın kuruluşları arasındaki ilişkileri yürütmek ve koordinasyonu sağlamak.

(2) Basınla ilişkilerin geliştirilmesine yönelik amaç, hedef ve stratejilerin belirlenmesi için araştırmalar yapmak ve üst yönetime öneriler sunmak.

(3) Belediyenin gerçekleştirdiği faaliyet, proje ve etkinliklerin kamuoyuna duyurulması amacıyla basın kuruluşları ile iletişim kurmak.

(4) Basın bülteni, haber metni ve ilan içeriklerini hazırlamak, ilgili basın kuruluşlarına iletmek ve yayımlanma süreçlerini takip etmek.

(5) Yazılı, görsel ve dijital medya organlarını düzenli olarak takip ederek belediye ile ilgili gelişmeleri analiz etmek ve üst yönetime raporlamak.

(6) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının basın ile gerçekleştireceği görüşme ve randevuları, Özel Kalem Müdürlüğü ile koordineli şekilde planlamak.

(7) Basın toplantılarının organizasyonunu yapmak ve sürecin sağlıklı şekilde yürütülmesini sağlamak.

(8) Belediye faaliyetleri ve etkinliklerinde fotoğraf, video ve ses kayıtlarını almak; bu içerikleri haberleştirmek, ilgili platformlarda yayımlamak ve arşivlemek.

(9) Hazırlanan haber ve içerikleri belediyenin web sitesi ve sosyal medya hesaplarında yayımlamak, kamuoyuna doğru ve anlaşılır şekilde ulaştırmak.

(10) Belediyeye ait web sitesinin içerik yönetimini sağlamak, haber ve duyuruları güncel tutmak ve ilgili birimlerle koordinasyon içinde çalışmak.

(11) Belediyenin sosyal medya hesaplarını etkin şekilde yönetmek; görsel, yazılı ve video içeriklerle kamuoyunu bilgilendirmek.

(12) Belediyeye ait SMS bilgilendirme sistemi kapsamında; duyuru, etkinlik ve bilgilendirme metinlerini hazırlamak, onay süreçlerini takiben ilgili kişilere gönderilmesini sağlamak.

(13) Meclis toplantıları ve önemli etkinliklerin canlı yayınlanması için gerekli teknik hazırlıkları yapmak ve ilgili birimlerle koordineli şekilde süreci yürütmek.

(14) Kurumsal kimlik kılavuzuna uygun olarak tüm basılı ve dijital tanıtım materyallerinin tasarım süreçlerini yürütmek ve uygulamaları denetlemek.

(15) Belediyenin kültürel, sosyal ve sanatsal faaliyetlerinin tanıtımını sağlamak amacıyla ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmak.

(16) Basın ve yayın faaliyetlerine ilişkin tüm içerikleri düzenli olarak arşivlemek ve gerektiğinde erişilebilir hale getirmek.

(17) Üst yönetim tarafından verilen görev ve talimatları yerine getirmek.

(18) Tüm faaliyetlerde kurumun itibarını gözeten, doğru, tarafsız ve hızlı bilgilendirme ilkelerine uygun hareket etmek.

Basın Servisi İş Akışı

MADDE 14 –

(1) Bilgi Toplama: Belediye birimlerinden gelen faaliyet, proje ve etkinlik bilgileri temin edilir. Gerekli durumlarda saha takibi yapılır.

(2) İçerik Üretimi: Toplanan bilgiler doğrultusunda haber metni, basın bülteni, sosyal medya içeriği ve duyuru metinleri hazırlanır. Fotoğraf, video ve diğer görsel materyaller oluşturulur.

(3) Editoryal Düzenleme: Hazırlanan içerikler dil, anlatım ve kurumsal kimlik açısından kontrol edilerek yayına uygun hale getirilir.

(4) Onay Süreci: Hazırlanan içerikler gerekli hallerde üst yönetimin onayına sunulur. Onaylanan içerikler yayına hazır hale getirilir.

(5) Yayınlama:
Onaylanan içerikler;

• Belediye web sitesi
• Sosyal medya hesapları
• Basın yayın kuruluşları
• SMS bilgilendirme sistemi aracılığıyla kamuoyuna duyurulur.

(6) Basına Dağıtım: Basın bülteni ve haber içerikleri ilgili basın kuruluşlarına iletilir, yayımlanma süreçleri takip edilir.

(7) Canlı Yayın ve Medya Organizasyonu: Meclis toplantıları ve önemli etkinliklerde canlı yayın süreçleri yürütülür, basın organizasyonları koordine edilir.

(8) Takip ve Analiz: Yayımlanan haberlerin basında ve dijital mecralarda yansımaları takip edilir, olumlu ve olumsuz geri bildirimler analiz edilir.

(9) Arşivleme: Üretilen tüm haber, fotoğraf, video ve diğer içerikler düzenli şekilde dijital arşive kaydedilir.

(10) Raporlama: Yapılan çalışmalar ve medya yansımaları belirli periyotlarla raporlanarak üst yönetime sunulur.

ALTINCI BÖLÜM

Billboard Reklam ve Tanıtım Servisi

Görev ve Sorumluluklar

MADDE 15 –

Billboard Reklam ve Tanıtım Servisi; belediyeye ait açık hava reklam alanlarının etkin kullanımını sağlamak, tanıtım faaliyetlerini yürütmek ve bünyesinde kurulu üretim atölyesi aracılığıyla gerekli görsel materyallerin tasarım, üretim ve uygulama süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla faaliyet gösterir.

(1) Billboard ve megalight alanlarını yönetmek,
(2) Tanıtım materyallerini tasarlamak, üretmek ve uygulamak,
(3) Park ve refüj tabelalarını üretmek ve yenilemek,
(4) Atölye üretim faaliyetlerini yürütmek,
(5) Malzeme ve ekipman temin etmek.

Billboard İş Akışı

MADDE 16 –

(1) İhtiyaç Tespiti: Belediye birimlerinden gelen talepler doğrultusunda veya planlı çalışmalar kapsamında ihtiyaçlar belirlenir.

(2) Tasarım Süreci: Tanıtım materyallerinin görsel tasarımları hazırlanır ve onaya sunulur.

(3) Üretim Planlama: Onaylanan işler için atölye üretim planı oluşturulur, gerekli malzeme ve ekipman temin edilir.

(4) Üretim ve İmalat: Folyo baskı, dijital baskı, kesim, metal/demir aksam üretimi, boya ve montaj işlemleri atölye bünyesinde gerçekleştirilir.

(5) Uygulama (Montaj): Üretilen materyaller sahada billboard, megalight, park ve refüj alanlarına uygulanır.

(6) Kontrol ve Teslim: Yapılan uygulamalar kalite kontrol sürecinden geçirilerek ilgili birime teslim edilir.

(7) Bakım ve Yenileme: Zamanla yıpranan veya güncelliğini yitiren materyallerin bakım, onarım ve yenileme işlemleri yapılır.

(8) Raporlama ve Arşiv: Gerçekleştirilen tüm üretim ve uygulama süreçleri kayıt altına alınır ve raporlanır.

Atölye Teknik Donanım ve Ekipman Tanımı

MADDE 17 –

(1) Atölye; belediyenin üretim ve imalat faaliyetlerini yürüttüğü teknik birimdir,
(2) Dijital baskı, folyo kesim, laminasyon, metal ve demir işleme ekipmanları bulunur,
(3) Folyo, branda, vinil, boya ve benzeri malzemeler kullanılır,
(4) Üretim, bakım ve onarım faaliyetleri yürütülür,
(5) Makine ve ekipmanların bakım ve güvenliği sağlanır,
(6) İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun çalışılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Müdürlük Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlük Yetkisi:

MADDE 18 – Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu:

MADDE 19 – Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Evrak, Koordinasyon ve Denetim

MADDE 20 – Evrak işlemleri kayıt altına alınarak yürütülür.
MADDE 21 – Birimler arası koordinasyon Müdürlük tarafından sağlanır.
MADDE 22 – Personel denetime tabidir.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller:

MADDE 23 – İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük:

MADDE 24 – Bu yönetmelik Aksu Belediye Meclisince kabul edildikten sonra kesinleşmesine müteakiben yürürlüğe girer.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelikler:

MADDE 25– Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesine müteakip, Aksu Belediye Meclisinin 01.11.2010 tarihli ve 97 No.lu Kararı ile yürürlüğe giren Aksu Belediyesi Halkla İlişkiler Müdürlüğü Teşkilat ve Çalışma Yönetmeliği ile Aksu Belediyesinin 03.09.2012 tarihli ve 88 No.lu Kararı ile yürürlüğe giren Aksu Belediyesi Basın Yayın Müdürlüğü Teşkilat ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılır.

Yürütme:

MADDE 26 –

Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.