27.7 °C
Çarşamba
26 Nisan 2017
Basın Yay. ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Müdürlüğün Görevleri:

Aksu Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ili ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkeleri esas alır.

            Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün bugünkü kuruluşu, görev konularının çeşitlerine dayanmaktadır. Müdürlüğün amaç, görevler ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı hem de uygulayıcı yönleri vardır. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne görev veren yürürlükteki yasalara göre, Müdürlüğün iki yönlü bir niteliği olduğu görülmektedir.

            Müdürlük kendi görev konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici, denetleyici ve yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır. Müdürlük, yine kendi konularında bizzat uygulama da yapmaktadır. Buna göre belirtilen amaçların değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmalıdır.

1) Kitle iletişim araçlarında yer alan, Belediyemiz hizmet faaliyetlerini ilgilendiren konulardaki haberlerin takibini ve tespitini yapmak,

2) Belediye sınırları içinde kent halkının yönetime katılımını sağlamak, halkın inisiyatifini arttırmak, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek, sorunların çözümünü sağlamaktan,

3)  Halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal

temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetler yürütmekten,

4) Çalışmaların halka duyurulması,   halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanmasından, halkın da yönetim hakkındaki,   düşüncelerinin, yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütmekten,

5) Başkanlık emirleri doğrultusunda gerektiği zamanlarda basın toplantıları düzenlemek ve Başkanlığımızın faaliyetleri ile ilgili basın bildiri ve bültenleri hazırlamak, konuyla ilgili fotoğraf ve görüntüleri medya organlarına dağıtmak

6) Başkanlığımız ünitelerinin hizmetlerini yürütmelerine yardımcı olabilecek Belediyecilik konusundaki,            yeni gelişme ve uygulamalardan ilgili birimleri haberdar etmek.

7)  Kurumun faaliyet alanına giren gelişmeleri takip etmekten, çalışmaları hakkında amirini yazılı ve sözlü sistematik olarak bilgilendirmekten, 

8) Tanıtım ve halkla ilişkiler konularında, kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlarda, Belediye'nin imajını istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetme yönündeki görüşlerini belirtmekten,

9)  Kendi Müdürlük alanıyla ilgili işleri yerine getirmekten,

10)  İliçemizde yaşayan halkın ihtiyaçlarını ve hizmetlerimiz ile ilgili görüşlerini tespit etmek üzere anket ve benzeri çalışmaları yapmak

11) Halkı bilinçlendirici broşür, bülten, dergi, Gazete, Belediye web sayfası, vb. çalışmalarını içerik açısından yürütmekten,

12) Vatandaşlardan gelen şikâyet, teklif vb. konulan en kısa zamanda Belediye'nin diğer birimleri ile çözüme kavuşturup ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, 

13)  Belediye Başkanlığına bağlı diğer müdürlükler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan,

14) Belediye Başkanının katılacağı halkı bilgilendirici çalışmaları koordine etmekten,

15) Özel günler ile ilgili davetiye hazırlanması ve ilgili yerlere dağıtılmasını sağlamaktan,

16) Müdürlüğümüzce yayınlanan her türden basılı malzemenin abone adreslerini ve dağıtım listelerini hazırlamak ve adreslerin bilgisayardan etiket halinde dökümünün alınmasını ve her türden dağıtım vasıtaları ile ilgili yerlere ulaşmanı sağlamaktan,

 17) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amirine vermekten,

18) Aksu açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili düzenlemiş etkinlikleri müdürlüğü dahilinde yardımcı olmaktan,

19) Belediye Başkanlığı'nca verilecek brifing ve toplantıların organizasyonunda Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içinde etkin görev almaktan ,

20) Belediye'nin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten, İliçemizin kültürel zenginliklerini arttırıcı olarak düzenlenen (konferans, panel, sempozyum, belgesel, film vb. ) etkinliklerde Seminer Salonunu hizmete hazır hale getirmekle,

21) Basın-Yayın mensuplarının kamuoyunda etkinliği olan kişi ve kuruluşların Belediyemizle iyi ilişkilerinin geliştirilmesine ve muhafaza edilmesine yönelik çalışmalar yapmak, karşılıklı ziyaretlerde ve görüş alış verişinde bulunmakla,

22) Kardeş Şehirlerle ve ilçelerle İlişkileri yürütmekten,

23) Belediye Başkanı’nın ve/veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında yukarda özetle belirtilen görevlerin yerine getirilmesi bağlamında, Başkanlık Makamı'nın vereceği diğer emirleri yerine getirmekle sorumludur.

-İÇ BÜNYEDE GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR:

        BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRÜ

       a) Müdürün Görevleri  :

1) Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki, yönetim görevlerini yerine getirir.

2) Başbakanlık, ilgili Bakanlık, Valilik ve Aksu Belediye Başkanlığınca gönderilen, genelge, bildiri, prensip kararları ve talimatlar çerçevesinde yöneticilik görevlerini yerine getirmek. Müdürlükteki ‘’üst’’ elemanlarının ‘’ast’’ larından yeterli düzeyde destek, hizmet ve bilgi almalarını ve ‘’ast’’, ‘’üst’’ ilişkilerinin etkin bir işbirliğini gerçekleştirecek şekilde düzenlenmesini sağlamak.

3) Müdürlük faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek.

4) Müdürlüğün işlevleri ile ilgili raporları hazırlamak.

5) Müdürlüğün çalışma esaslarını gözden geçirmek, planlayıp programlamak, çalışmaların bu programlar uyarınca yürütülmesini sağlamak.

6) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü hizmetinde bulunan aracın/ araçların  bölüm ihtiyacına uygunluğunu  kontrol etmek, ruhsat işlerini takip etme veya edilmesini sağlamak,

7) Belediye Kanunu, Basın Yayın  ve Telif Hakları Kanunu , politikaları, stratejileri ve programları ile ilgili olarak belediye üst yönetimine önerilerde bulunmak, onaylanmış hedefler ve planlar çerçevesinde Müdürlük faaliyetlerinin daha etkin bir düzeyde gerçekleşmesini sağlamak.

8) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün her düzeydeki personeline verimli çalışabilecekleri bir çalışma ortamını, uygun mekân, araç gereç ve donanımı sağlamak.

9) Müdürlük hizmetleri ile ilgili mer-i mevzuat çerçevesinde hizmetlerin zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak.

10) Bağlı  şefliklerin iş ve işlevlerindeki organizasyon ve koordinasyonu ve  tüm işlemlerini usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak.

11) Müdürlükteki nöbet hizmetlerini ilgili şefliklerinin tekliflerini alarak tanzim etmek.

12) Üst makamlarca verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

           b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Yetkileri: 

1) Birimler arası faaliyetleri kontrol etmek yetkisi.

2) Temasta bulunulan kurum ve kuruluşlarla ilişkileri yönetmek yetkisi.

3) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesindeki birimler arasında en iyi düzeyde bilgi alış verişlerini mümkün kılacak ilişkinin kurulmasına yardım etmek ve denetlenmesini sağlamak yetkisi.

4) Müdürlük çalışmalarının sonuçlarını kontrol etmek ve değerlendirmek yetkisi

5) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Başkanlık Makamında uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulama yetkisi.

6) Bağlı şefliklerin kadro görevlerinin yerine getirilmesinde sürekli ve gerektiğinde ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

7) Emrindeki personelin terfi, atama, takdir ve cezalandırılmasına ilişkin görüşlerini Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanına iletme yetkisi.

8) Emrinde çalışanlarla toplantı yapmak, bilgi, öneri ve istekleri değerlendirme yetkisi.

9) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,  Başkanlıkca uygun görülen ilgili kurum ve kuruluşlara karşı temsil etmek yetkisi.

          c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Sorumlulukları: 

              Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa göre ataması yapılır.  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü ; Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün emir ve komutasını yürütür. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev alanını teşkil eden işlerin zamanında yapılmasını ,mevzuatlara uygun şekilde  yönetilmesinden sorumlu olup, Belediye Başkanı ve Belediye Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

         d) Müdürlük Kadrosunun Gerektirdiği Genel Nitelikler:

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun ilgili hükümlerinde ön görülen nitelikler

     e)  Müdürlük Kadrosunun Gerektirdiği Özel Nitelikler:

1) Üniversitelerin ilgili dört yıllık  Bölümlerinden mezun olmak.

2) Sicil raporlarına göre son üç yıllık hizmetinde başarılı olmak.

3) Büyükşehir, İl, İlçe Belediyelerinde veya Kamu Kurum ve Kuruluşlarının görev alanı ile ilgili birimlerinde en az 3 yıl çalışmış olmak.

4) Yöneticilik yetenek ve sorumluluğuna sahip ekip çalışmasına uyumlu, insan ilişkilerinde başarılı yapıda olmak.

BASIN YAYIN DANIŞMANI

a) Basın Yayın Danışmanın  görevleri :

1) Basın kuruluşları ile Belediye arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçların tespit edilmesi, planlanması, bu konularda gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
2) Ulusal ve Yerel yayın yapan günlük gazetelerden Belediyeyi ilgilendiren siyaset, ekonomik ve sosyal olaylarla ilgili haber kupürlerinin derlenerek çoğaltılması, Belediye Başkanı’na ve Başkan Yardımcıları'na sunulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
3) Gerektiğinde Belediye Başkanı’nın günlük programlarını yerel-ulusal basına bildirilmesini sağlamak,
4) Belediye Başkanı'nın ve Başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın – yayın organlarına duyurulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,
5) Belediye Başkanı'nın basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak,
6) Yazılı ve görsel basında; köşe yazarlarının ve belediye muhabirlerinin isim, adres ve telefon listelerinin güncelleştirilmesini sağlamak,
7) Belediye Başkanı'nın günlük programlarının Müdürlükte görevli fotoğrafçı ve kameraman tarafından izlenmesini ve kayda alınmasını sağlamak,

8) Çalışma verimini arttırmak amacıyla kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak.

9) Hizmetlerin yürütülmesi ile ilgili son gelişmeleri takip ederek tedbirler almak, gerekli malzeme ve cihazları temin etmek.

10) Basın bültenlerinin hazırlanması, Belediye faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi v.b ) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e - posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak,

11)  Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret v.b) dijital ve opak fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlenmesini sağlamak,
12) Basın Mensuplarıyla haber konulu görüşmelerin sürekliliğini sağlamak,
13) Gazete kupürü arşivi ve görüntü kaydı  arşivi tutulmasını sağlamak,
14) Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapmak ve amirinin bilgisine sunmak,
15) Belediye tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek,
16) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere, hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara vermek ve sonuçlandırmak, 

17) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Belediye'nin leh veya aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak belediyelerle ilgili yayınlanan haberlerle ilgili olarak Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor vermek. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturmak,
18) Belediye Başkanı’nın medya ile gerçekleşecek randevularını, Özel Kalem Müdürlüğü tarafından hazırlanmış olan Belediye Başkanının günlük programını takip ederek, Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde çalışmak, gerekli toplantı açılış ve programları için Yerel basına bilgi vermek.
19) Yürürlükteki Yönetmeliğin öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.

b) Basın Yayın Danışmanının  yetkileri :

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesini sağlama yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

3) Biriminde görev yapan personelin düzenli çalışmalarını sağlamak ve denetlemek yetkisi.

4) Biriminde bağlı memurları yönetmek, öneri ve talimatlar verme yetkisi.

5) Birimde yürütülen tüm faaliyetleri kendi yetki ve sorumluluğu çerçevesinde koordine etmek, planlamak ve programlamak yetkisi.

6) Basın Yayın ve personeline saatle özür izni verme, yıllık izin kullanma zamanları tespit etmek, disiplin, takdirname, ödül yer değiştirme gibi personel işlemleri için  Müdüre önerilerde bulunma yetkisi.

7) Müdürlük makamı tarafından verilecek diğer yetkiler.

8) Müdürden sonra tam olarak yetkilidir. 

            c) Basın Yayın  Danışmanının Sorumlulukları: 

            Danışmanlığın iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdüre karşı sorumludur. 

           d)   Basın Yayın Danışmanının Gerekli Genel Nitelikleri: 

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun ilgili hükümlerinde ön görülen nitelikler 

           e)   Basın Yayın Danışmanının Gerekli Özel Nitelikleri:

1) Kurum içerisindeki ilgili birimlerinde en az 3 yıl çalışmış olmak.

2) Bölüm itibarıyla özellik arz eden Danışmanlıklar için yeterli mesleki eğitim görmüş olmak veya bu alanda en az 3 yıl görev yapmış bulunmak, ilgili araç ve gereci kullanma yeteneğine sahip olmak.

3) Görevleriyle ilgili alanda kurs veya seminerlere katılarak, başarılı olanlar tercih edilir.

4) Sicil raporlarına göre son üç yıllık hizmetinde başarılı olmak

HALKLA İLİŞKİLER  BÖLÜMÜ

          a) Halkla İlişkiler Bölümünün görevleri :

1) Müdürlük yazışmaları ve büro hizmetleri ile ilgili çalışmaları yürütmek,

2) Belediye çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerinin değerlendirilmesini yapmak, anketler düzenleyip kamuoyu bilgisine başvurmak,

3) Vatandaşlar tarafından Belediye Başkanlığına gönderilen her türlü ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemlerin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,

4) 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Bilgi ve Belgeye erişilmesi işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak,

5) Aksu yurt içi ve yurt dışında tanıtmak için gerekli yayın, doküman ve malzemenin hazırlanması, satın alınması ve dağıtılması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak, Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıkları yaparak sinevizyon gösterilerini düzenlemek,
6) Belediye hizmetlerinin, alt yapısının, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütmek,

7) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkını göz önüne alarak, yürütülen faaliyet ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlamak ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki birifing ve toplantılarını organize etmek,

8) Çeşitli sivil toplum örgütleri, muhtarlar vb. ile Belediye yönetiminin katılımıyla belirli dönemlerde toplantılar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,

 9) Belediye'nin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak ve Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek,

10) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere araştırmalar yapmak,

11) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirmek,

12) Belediye'nin gerek içe gerekse dışa dönük olarak kullanacağı her türlü baskılı malzemelerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, çalışmaların kurum kimlik ve imajını geliştirici olması yönünde öneriler geliştirmek,

13) Vatandaşlardan gelen (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile başvuruları) ilgili birimlere yönlendirmek, başvuru sahiplerini bilgilendirmek,

14)Kamuoyundan yansıyan şikayet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirme çalışmalarını yapmak.

15) Belediyemiz çalışmaları ile ilgili olarak Başkanlık Makamı'nın onayı doğrultusunda yerli ve yabancı kişi ve kuruluşlarla iyi ilişkiler kurulması ve geliştirilmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapmak.

16) Belediyemiz faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulması ile kamuoyundan yansıyan şikayet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirmeleri çalışmalarını yapmak.

17) Yürürlükteki Yönetmeliğe öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak

b) Halkla İlişkiler Bölümünün  yetkileri :

1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesini sağlama yetkisi.

2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunma yetkisi. 

3) Danışmanlıkta görev yapan personelin düzenli çalışmalarını sağlamak ve denetlemek yetkisi.

4) Danışmanlıkta bağlı memurları yönetmek, öneri ve talimatlar verme yetkisi.

5) Danışmanlıkta yürütülen tüm faaliyetleri kendi yetki ve sorumluluğu çerçevesinde koordine etmek, planlamak ve programlamak yetkisi.

6) Halkla İlişkiler  Danışmanlığı personeline saatle özür izni verme, yıllık izin kullanma zamanları tespit etmek, disiplin, takdirname, ödül yer değiştirme gibi personel işlemleri için  Müdüre önerilerde bulunma yetkisi.

7) Müdürlük makamı tarafından verilecek diğer yetkiler.

8) Müdürden sonra tam olarak yetkilidir

            c) Halkla İlişkiler Bölümünün Sorumlulukları: 

            Danışmanlığın iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından Müdüre karşı sorumludur. 

        d) Halkla İlişkiler Bölümünün Gerekli Genel Nitelikleri: 

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun ilgili hükümlerinde ön görülen nitelikler 

  PERSONELİN GÖREVLERİ

              Belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, yürürlükteki yönetmelik ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifaederler.

a ) Bilgi Edinme Hizmet Servisinde (BİMER)  Görev ve Sorumlulukları:

1) Mevzuat hükümleri uyarınca, demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usuller çerçevesinde halkın istemlerine yanıt vermek.

2) Belediye ile vatandaş arasında sağlıklı bilgi akışını doğrudan sağlayarak birim işlevini verimli bir şekilde yerine getirmek.

3) Başkanlık Makamının vereceği diğer emirleri yerine getirmek.

 

ÇALIŞMA ŞEKLİ VE İŞLEYİŞ 

Görevin Alınması, Planlanması, Yürütülmesi :

             a) Görevin Alınması:

           Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar, işler zimmet defterine kaydedilerek tebliğ alan personel tarafından havale edilmek üzere müdüre verilir.

            b) Görevin Planlanması:

            Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

            c) Görevin Yürütülmesi:

1) Müdürlüğe gelen yazıların tamamı gelen evrak kayıt defterine kaydedilir, Müdür tarafından okunup gereği yazılarak imzalanan evrak işleme konulur. 

2) Onay için hazırlanacak evrak, incelendikten sonra gerekli görülürse, ilgili birimlerden görüş alınarak, değerlendirilip ve onaya hazırlanır, görüşler gerekçeli ve açık olarak belirtilir. 

3) Valilik Makamı ve diğer Makamların Onayına tabi kararların, ivedi, süreli ve düzenli olarak yapılması gereken faaliyetlerin ve evrakların zamanında yapılması ve takibi görevlisince titizlikle yerine getirilir. 
4) Mevcut mevzuat ve usul ve esaslar dikkate alınarak görevin iyi bir şekilde yürütülmesi temin edilir.

EVRAKLARLA İLGİLİ İŞLEMLER VE ARŞİVLEME 

            a) Gelen Evraka Yapılacak İşlem:       

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen ve kalem tarafından alınan tüm belgeler ilgili deftere kaydedildikten sonra müdürlükçe ilgili görevlisine dağıtılmak üzere havale edilir.

b) Evrak Üzerinde İşlem Yapılması :

            1) Kendilerine evrak havale edilen diğer personel yapılması gereken işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla hükümlüdür.

c) Giden Evraka Yapılacak İşlem:

                1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünce cevaplandırılacak yazılar ilgili defterdeki kaydı kapatılmak üzere zimmetle ilgili Müdürlüklere  teslim edilir.

            2) Belediye Merkez ve Daire Müdürlükleri, Şube Müdürleri ve Belediyeye bağlı kuruluşlara gönderilecek yazılar, posta veya zimmet mukabili ilgili müdürlük kalemine teslim edilir.

            d) Arşivleme ve Dosyalama:

1)  Müdürlükten çıkan evrak veya dosyalı yazışmaların örnekleri ayrı ayrı klasörlerde saklanır. 

2) Müdürlükten çıkan dosyaların evrakların ve yazışmaların örneklerinin ilgili yerlerde saklanmasından, istendiğinde çıkarılmasından büro sorumlusu ve memur sorumludur.

3) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde düzenli olarak tutulacak evrak, defter ve dosyalar aşağıda belirtilmiştir.

1.   Gelen Evrak Defteri,

2.   Giden Evrak Defteri,

3.   Zimmet Defteri,

4.   Avans Dosyası

5.   Personel İmza Dosyası

6.   Bilgi Edinme Dosyası (BİMER)

7.   Ödeme Evrakları Dosyası

8.   Encümen Karar Dosyası

9.   Meclis Karar Dosyası

10. Personel Özlük  Dosyası,

11. Ayniyat ve demirbaş Kayıtları

12. Salon Tahsis Dosyası

İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON

 

            a) Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği:

1)  Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı bürolar arasında işbirliği Müdür tarafından sağlanır.

            2) Bir büroya bağlı olan personel arasındaki işbirliği büro sorumluları tarafından sağlanır.

            3) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün tüm yazıları, kalemde toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.                                                                                                                     

            4) Bu  yönetmelikte adı geçen görevlilerin görevden ayrılma, emeklilik veya başka yerlere atanmaları halinde, görevlerinden ayrılabilmeleri için kendilerine verilmiş bulunan dosyaları, belgeleri, her türlü yazıları, yerlerine atanmış veya bu konuda amirlerce görevlendirilmiş olanlara, bunların o günkü durumunu açıkça belirten bir çizelge düzenleyerek teslim etmeleri, devir alanların ise bu dosyaları, belgeleri, her türlü yazıları inceleyerek bunların çizelgeyle gösterilen durumda olduğunu belirleyerek teslim almaları zorunlu ve gereklidir.

            5) Yukarıda adı geçen görevlilerin ölümü halinde, daha önce kendilerine verilmiş olan her türlü dosyalar, belgeler ve yazılar ilgili amir tarafından son durumları düzenlenerek tutanak ile belirtilerek yeni görevliye teslim edilir.                                                                                                                                                                                                                               

               b) Diğer Kuruluşlarla Koordinasyon:

1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler  Müdürlüğünün Valilik ve tüm Kamu Kurumu, kuruluşları ile özel tüzel kişilerle yapacağı yazışmalar Müdür ve  Belediye Başkan Yardımcısı / Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.

            2) Belediyenin ilgili daire ve müesseseleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler  Müdürlüğünün görevlerinin yürütülmesi ve koordinasyonun sağlanması için bu müdürlükçe kendilerinden istenen bilgi ve belgeyi zamanında müdürlüğe göndermek zorundadır.